Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.
Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
Desde enero de 2015 su uso es obligatorio para trabajar como proveedor de la Administración Pública, lo cual está contribuyendo a extender su uso y a proteger a pymes y autónomos de la morosidad.
Entre 2023 y 2025 la factura electrónica pasará a ser obligatoria para todos los autónomos y empresas con la Ley Crea y Crece.
Normativa legal
Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por:
- Reglamento de facturación que se recoge en el Real Decreto 1619/2012 y que entró en vigor el 1 de Enero de 2013.
- Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
Algunas Comunidades Autónomas ya vienen por su parte legislando sobre sus propias plataformas de facturación electrónica: Cataluña (Ley 10/2011), Comunitat Valenciana (Decreto 87/2010) y La Rioja (Decreto 27/2013).
En él se regulan aspectos como:
- Obligación de expedir factura.
- Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
- Expedición por terceros.
- Contenido de la factura.
- Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
- Especificidades de la factura electrónica.
- Plazos.
- Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
- Regímenes especiales.
- Conservación.
Tipos de facturas electrónicas
Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.
La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.
Facturas en formato estructurado
Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.
Facturas en formato no estructurado
Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.
Obligaciones del Obligaciones del emisor de una factura electrónica
Las obligaciones que tiene la persona que hace una factura electrónica son:
- Crear la factura en una aplicación informática cumpliendo con los requisitos mínimos exigidos de una factura.
- Asegurarse de la legibilidad en el formato original.
- Garantizar el acceso a las facturas ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.
- Conservar los datos de la factura, no es necesario conservar la factura sino la base de datos que la ha generado.
- Contabilizar la factura.
- Garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas que expida o conserve mediante los controles de gestión usuales de su actividad empresarial o profesional. El único requisito de éstos controles de gestión es que deben permitir la creación de una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios.
Obligaciones del receptor de una factura electrónica
La persona que recibe una factura también tiene una serie de obligaciones que son:
- Recibir la factura, asegurándose de que cumple con los requisitos mínimos exigidos y que la firma electrónica es segura.
- Conservar la factura recibida es su formato original o bien delegar esta función a un tercero.
- Asegurarse de la legibilidad en el formato original.
- Garantizar el acceso a la factura ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga, e impresión.
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